SAP: Preisvergleiche und Leistungsverrechnungen

Axel Kohlmann-Gralfs

Axel Kohlmann-GralfsSAP spielt in vielen Unternehmen mittlerweile eine zentrale Rolle bei der Abwicklung von Geschäftsprozessen.

Durch die zunehmende Ausdehnung des Portfolios über das klassische ERP hinaus (z.B. CRM, Business Intelligence, etc.), sind die IT-Budgets für die SAP-Landschaft stark gewachsen und vereinen auf sich häufig mehr als 50 Prozent der Kosten für Hosting sowie Anwendungsentwicklung und -Wartung (ADM). Gerade weil SAP in solchen Fällen eine Schlüsselrolle bei den Geschäftsprozessen des Unternehmens innehat, sollten diese Kosten eingehend auf ihre Angemessenheit und Verteilung hin betrachtet werden, um größtmögliche Effizienz und Transparenz zu gewährleisten.

Kernfragen dieser Betrachtung sind:

  • Wie teuer ist eigentlich die gewählte SAP-Implementierung bei den Betriebskosten im Vergleich zu anderen Unternehmen der Branche?
  • Wie lassen sich diese Betriebskosten verursachungsgerecht auf einzelne Konzerngesellschaften umlegen?
  • Welche Abrechnungsparameter können zur Leistungsverrechnung herangezogen werden und wie können diese Parameter als Maß für marktübliche Kosten/Preise dienen?

Für diese unterschiedlichen Fragestellungen werden im Folgenden anhand von Beispielen Wege aufgezeigt, um Antworten zu finden und Lösungen zu entwickeln.

Beispiel 1 – Vergleich der Betriebskosten: Branche Energieversorger

Durch die vor einigen Jahren gesetzlich vorgeschriebene Entkoppelung (Unbundling) von Netz- und Stromversorgung (EnWG Novelle 2005), mussten die bestehenden Landschaften der von SAP angebotenen ERP-Industrie-Lösung zur Energiedatenverwaltung und Abrechnung (Industry Solution Utilities, IS-U) angepasst und verändert werden, um diese Trennung in den Verträgen abbilden zu können. Dies geschah oft über zusätzliche Mandanten oder auch eine zweite Landschaft mit Prozess Integration (PI) als Schnittstelle zum Datenaustausch.

Stückpreise SAP

Da bei SAP IS-U der Vertrag bzw. Zählpunkt die zentrale Bezugsgröße ist, über die zum Teil sogar Service Provider die IT-Betriebskosten abrechnen, lässt sich hier über diese Geschäftskennzahl der Benchmark durch Beratungsunternehmen herstellen.

Voraussetzung für einen validen Vergleich ist aber, dass die Daten für die jeweiligen Landschaften gleichartig über eine einheitliche Methodik erfasst und normiert werden. Dabei ist es besonders wichtig, genau die Leistungstiefe aufzunehmen und gegebenenfalls auch gewisse Anteile abzugrenzen (z.B. SAP-Software-Wartungsgebühren o.Ä.).

ISG verwendet hier ein bewährtes Modell, das alle relevanten Betriebskosten gleichartig erfasst und darüber hinaus die Option eines Drilldowns (ein Verfahren, bei dem die verschiedenen Eigenschaften von vorhandenen Informationsobjekten herangezogen werden, um die Datenanalyse schrittweise zu verfeinern) eröffnet, um Ursachen für Abweichungen analysieren zu können. Dafür ist es nötig, eine funktionale Sicht der IT abzubilden, die vergleichbare Anteile normalisiert und gegenüberstellt.

SAP IS-U Hosting

Das Beispiel illustriert einen solchen Vergleich und die daraus resultierenden Unterschiede: Man sieht sehr deutlich, dass der Preisanteil für den Serverbetrieb deutlich höher als beim Referenzgruppenmittelwert ist. Die folgende Ursachenanalyse in diesem Bereich fördert dann schnell die Gründe für diese Überhöhung zu Tage und eröffnet den Weg für entsprechende Maßnahmen, um die Kosten effizient anzupassen. In der Konsequenz bedeutet eine solche Anpassung Kosteneinsparungen, die Ressourcen für neue Projekte oder Optimierungsmaßnahmen freisetzen, die letztendlich dem Unternehmen als Ganzes zu Gute kommen.

Beispiel 2 – Verteilung der Betriebskosten: SAP HCM

Durch die steigende Funktionalität und Komplexität hat die HR-Lösung von SAP längst die Dimension verlassen, in denen die gesamten Betriebskosten auf HR-Stammsätze oder Personalabrechnungen normiert werden können.

Der Service Stack ist geprägt durch neue Funktionen und Produkte (z.B. das Portal), die klar abgegrenzt werden müssen, um einen adäquaten Preis- oder Kostenvergleich durchführen zu können. Diese neuen Zusatzfunktionen erzeugen zusätzliche Betriebskosten und Aufwände, so dass sowohl aus Transparenzgründen wie auch aus der Sicht eines Dienstleisters eine Erweiterung des Preismodells nötig ist, um diese Funktionalitäten abzubilden.

Modularisierung

Über die Einführung eines Servicekatalogs, der alle Leistungen transparent und detailliert erfasst und darstellt, lassen sich nicht nur IT-nahe Leistungen, sondern auch Themen wie Zeitwirtschaft und Personalabrechnungstätigkeiten beschreiben und für ein exaktes Preismodell granular abgrenzen.

Am Ende bekommt der Kunde so ein klares Leistungsprofil mit den genauen Preiskomponenten der abgerufenen Leistung. Dadurch wird verhindert, dass z.B. einzelne Konzerntöchter für intransparente Leistungsschnitte unterschiedlichste Kosten haben und es eröffnet die Möglichkeit, über Marktpreise in einem Benchmark die erforderliche Transparenz herzustellen.

Beispiel 3 – Abrechnungsparameter: ERP

Die Leistungsverrechnung wird weitaus komplexer, wenn die Applikation eine Vielzahl von Geschäftsprozessen unterstützt und keine eindeutigen Normierungsgrößen mehr vorhanden sind.

Dann muss ein Ansatz gewählt werden, der ausgewählte Größen für die Geschäftsprozesse nach einem gewichteten Raster normiert. Hier bieten Beratungsunternehmen bewährte Verfahren aufgrund profunder, empirischer Daten aus verschiedenen Branchen an, um Kunden bei diesem Prozess zu unterstützen.

Dies ist vor allem bei einer neuen Leistungsverrechnung notwendig, da externe Expertise eine höhere Akzeptanz für ein neues Verfahren schafft, das dann von allen Beteiligten trotz der neuen Kostenverteilung auch angenommen wird.

Dieser Ansatz kann z.B. innerhalb eines Konzerns anwendet werden, um mit am Markt validierten Preisen eine verursachungsgerechte Abrechnung für die SAP-Nutzung einzuführen.

Für ein ERP-System ist dies nachfolgend beispielhaft illustriert.

Verrechnungsschema

Neben den Stamm- und Bewegungsdaten einzelner Geschäftsprozesse wird auch eine User-bezogene Komponente verwendet, die aber nur eine von vielen Parametern ist.

Häufig wird nur der User als einzige Abrechnungskomponente eingesetzt, was im Vergleich zu diesem ausgewogenen Modell, das auch die Nutzung in den Geschäftsprozessen als Parameter dazu nimmt, starke Ungleichgewichte erzeugen kann, wenn einzelne Firmen aufgrund ihres Geschäftsmodells, z.B. eine hohe User-Anzahl benötigen, aber eventuell nur wenige Geschäftsprozesse im ERP nutzen.

In der Kombination von Geschäftsprozessdaten, die das Nutzungsprofil dokumentieren und darüber auch den Ressourcenverbrauch verursachungsgerecht zuordnen, mit den Nutzerzahlen lassen sich die Abrechnungen von gemeinsam genutzten Systemen wesentlich transparenter strukturieren.

Neben der reinen Leistungsverrechnung kann ein solches Schema zudem ein Vergleichsraster für einen Benchmark sein. Hier bietet die Höhe der einzelnen Stückkosten je Geschäftsprozess ein Maß für die Betriebskosten und Effektivität der Implementierung. Denn häufig liegen die Gründe für erhöhte Wartungsaufwände in der gewählten Anpassung.

Innerhalb einer Branche kann die Höhe der Betriebskosten bezogen auf die Geschäftsprozess Parameter ein Maß für den gewählten Weg der Implementierung sein und als Benchmark für die Marktüblichkeit der Gesamtkosten dienen.

Die angeführten Beispiele zeigen, dass die eingehende, neutrale Betrachtung und Bewertung der SAP-Landschaft eines Unternehmens, branchenbezogen Transparenz schafft und durch den Marktvergleich über Benchmarks Kostenpotenziale aufzeigt oder eine verursachungsgerechte Leistungsverrechnung fördert.

Bei Interesse stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. Bitte schreiben Sie an Axel.Kohlmann-Gralfs@isg-one.com

Cloud Transformation/Operation Services & XaaS ISG i3 Vendor Benchmark 2017 Deutschland und Schweiz – Research-Phasen beginnen

Cloud Computing regiert die Welt Der gesamte Markt der herkömmlichen Hardware, Software und Services – mit einem Gesamtvolumen von ca. 100 Mrd. Euro – verlagert sich zunehmend in den Service-Bereich, der mit Ausnahme der reinen Dienstleistungen, aktuell noch primär durch Menschen erbracht, immer mehr zum Cloud-Markt wird. In aktuellen Marktmodellen zeichnet sich daher im Service-Bereich […]

2017 – An Inflection Year for Digital Labor in Enterprise IT?

Bruce Guptill, Ron Exler Research Alerts

What is Happening?

A review of both enterprise client hiring plans and third-party insights indicate a significant and accelerating information technology skills shortage that will continue, and likely grow, through 2017. And unfortunately, that shortage looks to be worst among skills critical to the development and growth of digital business – i.e., IT security, Cloud, and data analytics and management.

Our net take: These shortages will hasten enterprise moves toward more, and more advanced, methods of staff augmentation, including more aggressive outsourcing, more and better skills training, and greater deployment of digital labor in IT through 2017. In some places, governments are stepping in to fund technology training.

Why is it Happening?

Our ongoing research among C-level business and IT leaders clearly indicates the significance of Digital Business development and improvement, as well as the challenges in finding necessary skills such as advanced IT security, data science, and associated analytics and data management. It’s becoming clear that business and IT leaders alike face a skills shortage that threatens their enterprises’ ability to develop and grow Digital Business initiatives.

Figure 1: Digital Business Signposts

Digital Business Signposts

Source: ISG Insights Digital Business Survey among C-level Business/IT Leaders, Nov. 2015 (n=129), & Sept. 2016 (n=141)

Meanwhile, our assessment of hiring plans among enterprise clients, supported by analysis of published third-party research, indicates stagnant IT hiring through 2017. The majority of market data highlight limited (and limiting) technology hiring expectations amongst IT leaders. For example, TEKsystems’ annual IT Forecast reports that 63% of IT leaders expect 2017 IT salaries to stay the same overall compared to 2016. The Robert Half Technology’s IT Hiring Forecast and Local Trends Report says that only 16% of CIOs plan to add more IT staff in the first half of 2017, and 69% plan to hire only for open IT roles. Economic factors exacerbate the flat IT hiring projections, with some economists saying that 2017 will see flat or low growth accompanied by global political and economic uncertainties.

Net Impact

We believe that this stagnation (or at best, very limited growth) in IT hiring will help make 2017 an inflection point in the growth of digital labor adoption, especially within enterprise IT organizations. We already see a clear influence of automation on the cost of IT outsourcing (ITO) and business process outsourcing (BPO) services. Providers’ automation of several traditional aspects of IT operations and management is increasing sharply, leading to upwards of a 50 percent reduction in the number of resources required to support core IT operations services. This, in turn, is leading to significant cost reductions for data center, application management, service desk, and network services customers. We see these approaches both (1) increasing some enterprises’ ability and desire to outsource, and (2) providing examples to enterprises as to how they can address hiring needs when budgets fall short.

2017 will not be the year that software and robots replace highly-skilled IT staff, however. The state-of-the-art in IT automation replaces people in some of the more simplistic IT areas, such as operations monitoring and help desk. Extending automation to more intricate tasks requiring greater skill levels is complex, and outside of today’s capabilities. That being said, we see rapidly increasing use of Robotic Process Automation (RPA) in both provider and enterprise IT; RPA supports additional complexity, and will be key to extending automation beyond the simple tasks.

Digital labor will not only be deployed in IT operations. Our work with clients in areas such as Finance, Human Resources, and Contact Center suggests that more than two-thirds of these business areas will see significant RPA adoption by 2020.

While automation can reduce staffing and associated costs, it doesn’t directly solve the problem of lack of people with expertise in required technology domains. Enterprises can resolve the lack of expertise through training or by hiring beyond current sources.  For that, we see 2017 also being an inflection year in the growth of advanced IT skills training in security and data science.

Some governments are stepping in to help with technology training. The U.S. White House TechHire initiative is a campaign to expand local tech sectors by working with companies in building technology-talent pipelines in communities across the country. There are now more than 50 TechHire communities in the U.S. and the government recently released $150 million in new Department of Labor TechHire grants for training.

Programs such as TechHire should close some of the skills gap and address concerns many companies have in light of some of the populist attitudes in many regions against corporations that outsource work to offshore locations.

Dritte Auflage des Experton Group Security Vendor Benchmarks – Security ist nach wie vor eines der unterschätztesten Themen

Die Experton Group veröffentlichte die dritte Auflage ihres unabhängigen Anbietervergleichs „Security Vendor Benchmark 2017“. Die Studie evaluiert und bewertet die wichtigsten Security-Anbieter im deutschen Markt. Ein angemessener Sicherheitsstandard ist eine wesentliche Grundlage für die Akzeptanz und Funktionsfähigkeit der IT im Unternehmen. Diese Abhängigkeit wird umso stärker, je schneller die unternehmensübergreifende Vernetzung von IT-Systemen voranschreitet. Industrie […]

Das Internet der Dinge ist einer der Haupttreiber der Digitalisierung: Strategiepapier zum Thema Industrie 4.0 / Internet of Things: Device Insight

Der Begriff Internet of Things steht synonym für eine der größten Veränderungsdynamiken unserer heutigen Zeit – die zunehmende Vernetzung und Automatisierung von Geräten, Maschinen und Produkten. Industrie 4.0 ist Teil dieser Veränderungsdynamik und beschäftigt sich im Kern mit dem Produktionsprozess in einer „Smart Factory“ durch hoch vernetzte und automatisierte Maschinen. Das Internet der Dinge fokussiert […]

Glückwunsch an Apple – zehn Jahre iPhone – Inbegriff von „Consumerization of IT“

Mit dem iPhone und der damit einhergehenden Definition des Taschencomputers als erstes Smartphone hat Apple unbestreitbar Großes geschaffen. Mehrere Manager von Apple haben entsprechend auch epische Aussagen über den Meilenstein getroffen. So wie der CEO, Tim Cook, der das iPhone als Teil des Lebens betrachtet. Sicherlich hat kaum eine andere Erfindung das Leben unterwegs im […]

CES 2017 – Bellwether of Next-gen Enterprise IT User Experiences?

Bruce Guptill, Jim Hurley, Ron Exler Research Alerts

What is Happening?

CES – formerly known as the Consumer Electronics Show – now underway in Las Vegas, traditionally has been a conference about consumer gadgets and gizmos, and not about enterprise IT. But we see this year as different; it is the year CES transitions from largely disconnected or loosely-connected gadgets and gizmos, to one where devices from augmented reality systems to drones to autonomous vehicles to sensors and controllers become interconnected via 5G and immersive broadband, and utilize context-led data mining and machine learning, and degrees of cognitive capabilities, to transform end-user experiences.

What is important for ISG Insights clients is that the immersive, user-centric IoT experiences being showcased at CES this week are going to create new demands for customer, employee, and partner experiences in the workplace; the use cases showcased at CES are early indicators of where user experience for enterprise IT is headed, and its inherent IT management challenges.

Why is it Happening?

In addition to being a coming-out party for new gadgets and consumer services, CES is an indicator of what is just around the corner involving user-oriented technology innovation. In and among the technology provider announcements, sessions introduce, explain, and demonstrate incredibly diverse consumer and commercial IT as diverse as artificial intelligence, autonomous vehicles, 5G and ATSC broadband, connected cars, entertainment, healthcare, IoT, mobility, public safety, smart cities, transportation and wearables.

But this year is a bit different than past years at CES. This year’s focus on the interconnection between people and their experience with interconnected devices, data, and applications indicates that a new era is underway in the innovative consumer electronics industry. Instead of being about disconnected or loosely connected, the innovations being showcased at CES are forecasting where user experience technology innovation is going, using the convergence of data, devices, immersive connectivity, machine learning and emerging uses of cognitive artificial intelligence.

We see strong focus on the interconnection between voice activation and the command and control of devices and associated services, including messaging, calendaring, device or system access, streaming content, and environmental controls, including those in automotive vehicles. Use cases are being demonstrated this week for all of these interconnected user-controlled-and-customized capabilities across automotive, entertainment, healthcare, transportation, and smart city / public safety applications and environments. This is an important aspect of the growing trend toward greater adoption and adaptation of more immersive user experiences (including wearables, augmented reality, and social IT) in more environments.

Net Impact

In much the same way as the PC, laptop and then smartphones redefined the user experience in the past few decades, we expect this year’s CES will be the beginning act of a longer-term evolution that will again redefine customer experience for enterprise IT. Our experience suggests that key developments demonstrated at CES this year becomes what individual users expect in their business IT environments within the next two years.

The immersive, highly-integrated, voice-commanded environments showcased at CES 2017 are unlikely to make strong commercial showings immediately, but the users will be bringing them in to the enterprise very soon. The most likely early areas of enterprise adoption will be in systems or processes with multiple sets of relatively simple tasks that utilize readily-available information services of some type.  But these early initiatives will help to rapidly develop and refine an increasing range of business environment use cases through 2018. Much of this will be disruptive to enterprise IT management, driven by individual and small group initiatives similar to early Cloud adoption instances.

The net problem to be anticipated and addressed is as follows: An unpredictable mix of traditional and nontraditional devices used by a rapidly-growing number and range of users in nontraditional ways to access and control both traditional and nontraditional (and likely non-approved) services will test resource management and system security at tens of thousands of intersecting points daily – while creating massive amounts of user/device/resource data. Clients of ISG Insights will see continuous updates and guidance on all aspects of this combined burgeoning problem and innovative adaptation of consumer IT for enterprise business.

Digital Workspace Services & Solutions ISG i3 Vendor Benchmark 2017 für Deutschland – Research-Phase beginnt

Durch die voranschreitende Digitalisierung aller Lebensbereiche auf der Seite der Endkonsumenten werden auch die Unternehmen gezwungen, ihre Geschäftsprozesse sukzessive umzustellen. Der Beleg dieses Trends ist das unangefochtene Marktwachstum im Segment Cloud Computing. Aber auch im Bereich des Digital Workspace, der immer häufiger auch aus der Cloud geliefert wird. Viele Anwenderunternehmen haben erkannt, dass ihr traditioneller […]

Autonomes Fahren – vom Kunden nicht gewünscht!

Bottom Line (ICT-Anbieterunternehmen): Autonomes Fahren ist ein interessantes Thema, aber die deutschen Autofahrer wollen immer noch selbst eingreifen können. Anbieter sollten daher eher andere Connected-Car-Themen priorisieren.   Mehrere Studien sagen einen immensen Markt für autonomes Fahren voraus und zeigen auf, dass auch die Deutschen dafür bereit sind. Doch bereit sein heißt nicht automatisch wollen. Der […]

Hosting und Managed Infrastructure Services sind neben Cloud Services immer noch extrem wichtig

Infrastructure Services sind trotz der zunehmenden Bedeutung von Cloud Services noch immer ein wesentlicher Pfeiler des IT-Marktes. Die wenigsten Unternehmen sehen es heute noch als zielführend an, eigene Rechenzentren zu bauen, zu unterhalten und auf einem angemessenen Standard zu halten. Gleichzeitig macht eine zunehmende Ressourcenknappheit im Bereich der qualifizierten Administratoren einen Eigenbetrieb schwierig. Entsprechend wächst […]