Social Business

Social Collaboration Filesharing – Tauschen statt Sammeln

Autoren: Heiko Henkes, Oliver Giering

 

Der Dateiaustausch im täglichen Leben nimmt eine immer bedeutendere Rolle ein. Dies gilt sowohl für die private als auch die professionelle Nutzung von Filesharing-Diensten. Heutzutage werden alle Formen von Datei-Formaten genutzt, gespeichert und vor allem mehr denn je geteilt. Es spielt dabei prinzipiell kaum eine Rolle, um welches Format es sich handelt. Social Filesharing bedingt dabei stets ein gewisses Maß an Unkompliziertheit – alles andere wäre nicht zeitgemäß und würde in die Rubrik (Online) Storage bzw. Cloud Speicher fallen.

Dropbox hat dahingehend in diesem Bereich wahrhaftig Pionierarbeit geleistet – die meisten Anbieter in dieser Disziplin haben sich davon sprichwörtlich eine Scheibe abgeschnitten und kämpfen an vielen Fronten gegen den heimlichen Verbreitungsgrad von Dropbox in den Unternehmen auf der ganzen Welt.

Experton Group untersuchte Anfang 2014 im Social Business Vendor Benchmark 2014 die Anbieter für Filesharing und erstellte hieraus eine detaillierte Bewertung der jeweiligen Vendoren im deutschen Markt.

 

Bewertung einzelner Anbieter

Von den bewerteten Anbietern dieser Kategorie platzierten sich insgesamt fünf Anbieter im Leader Quadranten. Die Anbieterlandschaft ist von unterschiedlicher Natur, so dass darin Anbieter aus dem Consumer-Segment genauso auftauchen wie alte Business-Hasen aus dem DMS bzw. ECM-Segment.

Als einer der Leader bietet IBM grundsätzlich über Connections eine Social Filesharing Lösung bzw. Funktionalität an. Unabhängig davon besteht auch noch das Quickr-Angebot als dedizierte Lösung weiter, diese kann jedoch nur noch in Teilen mit in die Bewertung einfließen, da dieses Produkt sukzessive ausläuft. IBM vermarktet Quikr nicht mehr aktiv und versucht derzeit Kunden mittels Migrationspfaden zum Connections Content Manager zu bewegen, der tief in die Connections Suite integriert ist. IBM Connections Content Manager ermöglicht das Anlegen vielfältiger Content-Bibliotheken für Communities in IBM Connections. Kunden mit Passport Advantage-Wartungsverträgen und -Produkten wie bspw. Domino Messaging/Collaboration Express, Domino Messaging/Enterprise CAL und CEO Communication haben automatisch Zugriff auf Connections Files und Profiles. Connections Files ist dabei nicht einzeln erwerbbar, sondern stets Teil der vollen Connections Suite oder von Notes/Domino-Lizenznehmern. Diese Tatsache ist aufgrund des Gesamtkonzepts nachvollziehbar, ist allerdings aus Markt- und Kundensicht verbesserungswürdig. Filesharing über Connections ist einfach und sehr gut in die Suite und somit das Social Business integriert. Die Desktop-Integration ist ebenso vorhanden wie die verschlüsselte und (offline-) synchronisierte Dateiablage auf mobilen Endgeräten. Auch das parallele Bearbeiten verschiedener User von Open Document-Dateien ist möglich. Ebenfalls unkompliziert verhält sich das robuste Dateisharing über die Unternehmensgrenzen hinaus, indem externe Parteien entlang der Supply Chain über den Share-Dialog im Rahmen von Connections eingeladen werden können. Insofern lassen sich blitzschnell zahlreiche Communities zum Dokumentaustausch inkl. direktem Rollen- bzw. Rechtemanagement anlegen. Das Unternehmen profitiert dabei von den Backend-Administrationstools. Die Übernahme von Softlayer als performanter und flexibler Cloud-Infrastruktur-Layer (IaaS) verankert sich zunehmend in den höhergelegenen Stack-Schichten des Cloud-Portfolios von IBM und trägt nachhaltige Früchte.

Diese strahlen nicht nur auf die IaaS-Readiness von IBM aus, sondern krempeln letztlich auch die höhergelegenen Stack-Schichten gewaltig um. Somit profitiert davon auch das Bluemix-PaaS-Offering und auch das anorganisch und organisch verbreiterte SaaS-Angebot von derzeit ca. 120 Lösungen. Der kürzlich veröffentlichte Cloud Marketplace in den USA wird in absehbarer Zukunft auch in Europa bzw. Deutschland announced und garantiert schon jetzt eine Erfolgsstory hinsichtlich der sukzessiven Wandlung von IBM vom Hardware-Anbieter zum Software- und Service-Anbieter.

 

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Box, als kalifornisches Unternehmen mit europäischen Hauptsitz in London und ca. 100 Mitarbeitern in Europa, genießt seit 2012 über die offizielle Kooperation mit der Deutschen Telekom über den Business Marktplatz ein enormes Momentum in Deutschland. Im internationalen Kontext setzen auch Fortune 500 Unternehmen auf den Cloud-Player, der den Fokus auf Content-Sharing legt. Seither baut man den lokalen Markt stetig aus und engagiert inzwischen auch ein deutschsprachiges Management- sowie Sales-Team. Das Marketing ist derzeit noch europaweit angesetzt. In diesem Sinn rückt box auch seither näher an den Standort Deutschland heran und bietet nun das Delivery aus einem RZ in Amsterdam an. Als Social Filesharing-Anbieter aus der Cloud bietet box hohe Verfügbarkeit, Single Sign On (SSO) Kompatibilität, SSL-Verschlüsselung, Active Directory- bzw. LDAP- Anbindung sowie weiteren Zertifizierungen. Ferner unterzieht sich box kontinuierlich Netzwerkprüfungen und nimmt den Datenschutz auch in puncto Zugriffsrechte ernst. Für kooperatives Dateisharing gibt es verschiedene pragmatische Rollenkonzepte. Insgesamt bemüht sich der amerikanische Anbieter stark um die Themen Sicherheit und Enterprise-Readyness. Dafür besteht selbst für die User-Registrierung ein Regel-Set und auch ein Reporting-System – so wird die Kontrolle vereinfacht und auch der Dateiversionsverlauf transparent.

Mit der D.velop AG im Hintergrund ist die ambiFOX GmbH mit Foxdox mit 20 Jahren Erfahrung und über 3.000 Kunden im Leader-Quadranten. Man nutzt bestehendes Know-How in der keineswegs trivialen Disziplin Dokumenten Management (DMS) bzw. Enterprise Content Management (ECM. Foxdox steht für Sicherheit und bietet neben dieser Text- bzw. OCR-Erkennung für die Volltextsuche, vollwertige Mobile Clients als App sowie Archivierung. Über die Anbindung externer Partner ist man auch über Deutschland hinaus in der DACH-Region präsent. Der DMS bzw. ECM-Background führt dazu, wichtige Kriterien in Bezug auf  Revisionssicherheit direkt mit der Lösung zu adressieren und zudem den Fokus auf den lokalen Datenschutz zu legen. Die Lösung ist dabei relativ  leichtgewichtig und optisch ansprechend.

Microsoft ist in der Rubrik Social Filesharing ebenfalls deutlich im Leader Quadranten positioniert. Mit in die Waagschale der Bewertung geworfen wurden Sharepoint (Online) in Kombination mit SkyDrive (Pro) und somit auch Office365. Neben IBM ist Microsoft einer der führenden Player in dieser Disziplin aller Social Collaboration Filesharing Angebote im deutschen Markt. Für alle Unternehmen in der Microsoft-Welt, d.h. mit Windows (Server) und Office im produktiven Einsatz wird es höchst wahrscheinlich keine tiefer integrierte und somit im Sinne des Return on Investments (ROI) bessere Lösung zum internen und externen File- respektive Contentsharing geben. Auch wenn Sharepoint aus Admin-Sicht sicherlich nicht ganz trivial in der Konfiguration bzw. Verwaltung ist, bietet Microsoft eine reichhaltige Funktionspalette und anwendungsübergreifende Integration seines Dienstes an. Microsoft bietet Unternehmen eine der flexibelsten, sichersten und zugleich umfassendsten Filesharing-Lösungen am Markt. Das Microsoft Universum bietet Unternehmen dabei die ideale Plattform zur täglichen Arbeit.

Aufgrund der hohen Microsoft- Affinität Seiten der IT und der User, punktet Microsoft im Vergleich zu anderen Lösungen mit einer erhöhten Produktivität. Grund dafür sind die stets bekannten Design- und Bedienkonzepte (Usability) und zahlreiche Dokumentationen wie bspw. über Technet oder fremde/unabhängige Foren. Die Einbindung externer Partner oder Kollegen stellt kein außerordentliches Problem dar. Dabei integriert sich die Lösung auch nahtlos in den Windows Explorer, lässt sich über das HTML5-Interface Web-Browser-übergreifend bedienen und offeriert Kunden native Apps auf allen gängigen Plattformen. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern bietet Microsoft selbstverständlich auch Apps für die mobile Windows Plattform an. Ein Marktsegment, das künftig von stärkerer Bedeutung sein wird und somit aktuell aufgrund der Kurswechsel noch nicht immer im Developer-Fokus liegt.

Das Unternehmen Alfresco – ein originärer ECM-Anbieter – ist über den Globus verteilt und unterhält Partnerschaften in EMEA bzw. DACH  und Nord- sowie Südamerika. In DACH bzw. Deutschland ist die Partnerlandschaft allerdings überschaubar. Die Kundenanzahl von Alfresco beträgt über den ganzen Globus verteilt mehrere Millionen. Alfresco bietet ein selbst zu verwaltendes Repository als hybrides, Cloud- oder herkömmliches OnPremise-Modell in Kombination mit OpenOffice als Produktivitätswerkzeug an – der Zugriff bzw. das Sharing kann stationär oder mobil erfolgen. OpenOffice ist im Rahmen dieser Benchmark-Bewertung weniger relevant, kann  aber in Bezug auf den evolvierenden Prozess im Thema Social File Sharing durchaus eine Rolle aus Kundensicht spielen – speziell wenn der Support dafür mit übernommen wird. Die Lösung eignet sich neben Workflow- und Taskmanagement-Funktionalitäten zum sicheren Dateiaustausch über Unternehmensgrenzen hinweg. Dabei wird besonders Wert auf Compliance-Richtlinien und die Integration von Firewall-Systemen gelegt. Sicherheit wird generell bei Alfresco groß geschrieben: Die Lösung nutzt SSO-Technologien,  Verschlüsselung, lässt sich kontinuierlich von McAfee testen und wird derzeit durch ein unabhängiges Audit zertifiziert. Über das Dokumenten- bzw. Filesharing-Angebot hinaus schlägt  die Lösung in Form von Workflow-Management für die Verwaltung von Geschäftsprozessen eine ebenfalls wichtige Richtung ein. Im Mobilen-Einsatz sind die Sharing-Szenarien über eine permanente Verschlüsselung auf den Smartphones und Tablets sichergestellt. Die Lösung erlaubt zudem produktives Arbeiten auf dem mobilen Endgerät, da die App in der Lage ist eine Drittanbieter App zu öffnen und die bearbeitete Datei im Anschluss wieder im sicheren Daten-Safe der Alfresco-Lösung zurück zu speichern. Ein Feature was nicht alle Anbieter beherrschen.

Im Rahmen der Anbieterevaluierung fiel ownCLOUD als interessanter Open Source-Anbieter in diesem Segment positiv auf. Der Anbieter erhielt aus diesem Grund die Auszeichnung „Rising Star“, da das Gesamtkonzept äußerst spannend ist. Generell prüft ownCLOUD Features der Filesharing Lösung in der Community und offeriert getestete Features im Anschluss über die  Enterprise Edition, die sich in existierende Benutzerverzeichnisse, Sicherheits-, Monitoring-, Storage- und Backupsysteme integrieren lässt. Auf der Basis kontinuierlicher Weiterentwicklung dieser Lösung sowie der verbesserten Integration mit LDAP und Active Directory, einer AES Verschlüsselung, einer Administrationsoberfläche zum Protokollieren und Kontrollieren sowie der Offenheit gegenüber verschiedenen weiteren Diensten und Protokollen wie bspw. Google Drive, S3 von Amazon, Dropbox bzw. Samba-Shares, SFTP oder Openstack kann ownCLOUD als eine der flexibelsten Lösungen am Markt beschrieben werden. Es wird weiterhin eine API für Provisionierung angeboten, wie auch Uploads externer Parteien ohne dedizierten Account. Diese Funktion vereinfacht die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern und Partnern, die keinen ownCloud-Account haben. Da alle Uploads und Zugriffe mitprotokolliert werden, behält die Unternehmens-IT den Überblick über alle Vorgänge. Die Lösung wird als Whitelabel-Version für den Channel bzw. Partner angeboten und eignet sich auf dieser Basis exzellent als Grundstock verschiedenster Filesharing-basierter Services.

 

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